• قطاع فلسطين والاراضي العربية المحتلة
  • مكتب الامين العام
  • قطاع الشؤون العربية والامن القومي
  • قطاع الشئون السياسية الدولية
  • قطاع الشئون القانونية
  • قطاع الشئون الاقتصادية
  • قطاع الشئون الاجتماعية
  • قطاع الاعلام والاتصال
  • قطاع الشئون الادارية والمالية
  • قطاع الرقابة المالية
  • الصندوق العربي للمعونة الفنية للدول الأفريقية
  • نائب الأمين العام
الادارات
<سبتمبر 2018>
السبتالأحدالإثنينالثلاثاءالأربعاءالخميسالجمعة
25262728293031
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
293012345
  • وحدة التنسيق والمتابعة - نائب الأمين العام
  • إدارة المراسم
تشكيل الإدارة
  • أعضاء وحدة التنسيق والمتابعة لمكتب السيد النائب:

    م

    الأسمــاء

    المهـــام

    تليفون

    1

    السيدة/ زينب الجمل- سكرتير ثان

    قائمة بمهام وحدة التنسيق والمتابعة

    3766

    2

    السيدة / سميحة يس مبارك

    عضو بمكتب النائب

    3717

    3

    الاّنسة / أمل عفيفى عبد الوهاب

    عضو بمكتب النائب

    3747

     

  • الاســـــــــــــــمتليفون داخلي
    المستشار/ أيمـــن عـــوف   (مدير إدارة المراسم)3118
    السيد/ اشرف شرارة        (مطار+ حفلات + استقبال + مؤتمرات)3175
    السيد/ سمير عبد المقصود  (مطار+ حفلات + استقبال + مؤتمرات)3170
    السيد/ أحمد الغايش                   (قسم المزايا والحصانات)3170
    السيد/ سليمان السيد        (مطار+ حفلات + استقبال + مؤتمرات)3170
    السيد/ محمد سلامـة                 (أعمال إدارية)3109
    السيد/ وليد سليمان                   (تأشـيرات)3170
    السيد / عبدالعال خالد أبو الحاج      (مطـــار+ استقبال)3109
    السيد / نور الدين إبراهيم موسى (مطار+ استقبال+ مجمع التحرير)3170
    السيد/ نزيه محمد عبد الحفيظ أحمد   (تأشـيرات)3170
    السيد/ محمد عبدالعزيز               (تأشـيرات)3170
    السيد/ خالد عبد الرزاق               (تشريفـات)3117
    السيد/ علي عبدالنبي                  (الخارجية)3117
    السيد/ خالد الخشاب                   (الخارجية)3117
    السيد/ حسين شوقي 

الأهداف
  • تقوم وحدة التنسيق والمتابعة  إلى تحقيق الأهداف التالية:

    1. نبذة عن إدارة المراسم

    تهدف إدارة المراسم بالأمانة العامة لتطبيق الإجراءات والمراسم البروتوكولية التي تعكس أسلوب العمل بها، مع مراعاة أن مراسم الأمانة العامة هي مراسم منظمة إقليمية تضم الدول العربية وتختلف إلى حد ما عن مراسم وزارة الخارجية التي تعتمد أساساً في معاملاتها على مبدأ المعاملة بالمثل.

المهام
  • تقوم وحدة التنسيق والمتابعة إلي تحقيق المهام التالية:

    1.تنسيق أنشطة ودعم التعاون بين الإدارات والأمانات الثلاثة ( أمانة المجلس الاقتصادي والاجتماعي، أمانة مجلس الجامعة وأمانة تنظيم الانتخابات، إدارة حقوق الإنسان​) ذات الارتباط المباشر بالسيد نائب الأمين العام.

    2.متابعة أنشطة الإدارات ذات الارتباط المباشر بالسيد نائب الأمين العام وتنسيق العمل بينها وبين القطاعات في الأمانة العامة.

    3.الإسهام فى تحضير وتنظيم الاجتماعات التي تخدم مجالات عمل الإدارات والأمانات الثلاثة التي يُشرف عليها السيد نائب الأمين العام.

    4.المشاركة في تحضير الاجتماعات الداخلية برئاسة نائب الأمين العام (القمم – التعاون – المنتديات) ومتابعة ما يتمخض منها من توصيات وتكلفات.

    5.المشاركة في الاجتماعات التحضيرية لاجتماعات مجلس الجامعة على المستويات الثلاثة (القمة – الوزراء – المندوبين).

    6.المشاركة في إعداد مشاريع الخطط والبرامج والتنسيق بين الإدارات التي يشرف عليها السيد نائب الأمين العام.​

    7.الرد على استفسارات الإدارات والدول وتلبية ما يطلبونه من بيانات ووثائق في إطار عمل الأمانات الثلاثة بناء على توجيهات نائب الأمين العام.

    8. متابعة أعداد موازنات الإدارات والأمانات الثلاثة التي يُشرف عليها السيد النائب.

    9.إعداد الملفات اللوجيستية الخاصة بمهمات السيد النائب الذي يكلف بها من قِبَل السيد الأمين العام بالتنسيق مع إدارة المراسم ومكتب الأمين العام.

    10.تنظيم وحفظ المذكرات والملفات والإشراف على سكرتارية مكتب نائب الأمين العام.

    11.الإشراف على استلام البريد وعرضه على السيد نائب الأمين العام ومتابعة تنفيذ توجيهات نائب الأمين العام بشأنها.​

    مهام سكرتارية مكتب نائب الأمين العام:​

    1. إعداد نشرة صحفية خاصة بأخبار نائب الأمين العام و الأخبار العالمية و العربية باللغتين العربية و الفرنسية و ترجمة الوثائق التى يكلفها بها النائب.
    2.  تحديد مواعيد مقابلات نائب الأمين العام، بالتنسيق مع مكتب الأمين العام  وإدارة المراسم  والإدارات المعنية و القيام بالترتيبات مع إدارة المراسم وإدارة المؤتمرات والإدارات الأخرى المعنية لوضع جدول زمنى لنشاط النائب ومهامه في الخارج.
    3. تنظيم المقابلات الصحفية الخاصة بنائب الأمين العام
    1. أقسام إدارة المراسم ومهام كل قسم :  

      -قسم التشريفات والحفلات:

    2. هذا القسم يعني بتنظيم قاعات الاجتماعات من حيث ترتيب الجلوس ومراعاة  البروتوكول الخاص بذلك وفق قواعد الأقدمية والأسبقية وإعداد اللافتات الخاصة بالاجتماعات وتزويدها بالأعلام وتوفير المشروبات و المياه وتنظيم عملية التصوير التلفزيوني وإعداد البريكات.

       

    • كما يقوم القسم بإعداد الحفلات والمآدب وتنظيم الجلوس بها واختيار قوائم الطعام وتنظيم حركة تقديم الطعام ومتابعة جودة الطعام والأدوات المستعملة من أطباق وخلافه وأيضا تطبيق قواعد البروتوكول الخاصة بالجلوس وفق الأقدمية والأسبقية وتحديد موعد بداية ونهاية المناسبة.

    • كما يتولى القسم إجراءات حجز الفنادق للسادة الضيوف المشاركين في الاجتماعات والمؤتمرات سواء كانت على نفقة الأمانة العامة أو على نفقة المشاركين، ويحصل هذا القسم على الأسعار الخاصة والخدمات الإضافية التي تقدم لزوار الأمانة العامة ورفع درجة معاملتهم لمعاملة كبار الشخصيات VIP وإخطار العلاقات العامة بهذه الفنادق لمتابعة راحة السادة زوار الأمانة العامة، كما أن هذا القسم يفرد مكتب استعلام في الفنادق التي يقيم بها المشاركين في حالة ما إذا كان العدد أو الفاعلية يحتاج إلى متابعة مستمرة لاستلام الدعوات أو الأوراق الخاصة بالاجتماع حيث تعمل هذه المكاتب لمدة 24 ساعة خلال فترات انعقاد المؤتمر أو الاجتماع.

    • يتولى القسم إعداد التهاني الخاصة بمعالي الأمين العام في كافة المناسبات الدينية ورأس السنة الميلادية إلى أصحاب الجلالة والفخامة والسمو ملوك ورؤساء وأمراء الدول العربية والإسلامية والعالمية، وكذلك لوزراء الخارجية وكبار الشخصيات.

       

    - مهام الاستقبالات (الأمانة العامة – المطار) 

    • ويقوم هذا القسم باستقبال زوار الأمانة العامة والوفود المشاركة في الاجتماعات الوزارية المختلفة التي تنظمها الأمانة العامة أو التي تدعو إليها سواء كان الاستقبال بمطار القاهرة أو في الأمانة العامة، وكذلك يقوم هذا القسم باستقبال الزوار وأعضاء الوفود المشاركة في الاجتماعات التي تنظمها الأمانة العامة خارج المقر كلما احتاج الأمر ذلك ومصاحبة كبار الشخصيات وتسهيل عملهم وانتقالهم داخل مبنى الأمانة العامة

    • التعاون مع القواعد التي تضعها دولة المقر والخاصة باستعمال قاعات كبار الزوار في الموانئ والمطارات سواء داخل دولة المقر أو في الدولة التي تنظم الاجتماعات والمؤتمرات، وغني عن البيان  فإن الاستقبال وإنهاء إجراءات الوصول يتبعه بالضرورة إنهاء إجراءات العودة والسفر بطبيعة الحال.

    • استقبال وتوديع السادة الأمناء المساعدين وعائلاتهم بمطار القاهرة، وكذلك مستشاري الأمين العام وتوديع الوفود المشاركة في مؤتمرات القمة.

      - مهام التأشـــيرات

                ويتولى هذا القسم الاتصال بالسفارات العربية والأجنبية للحصول على التأشيرات الرسمية لمهام العمل أو التأشيرات الخاصة (سياحة) للعاملين بالأمانة العامة وأقاربهم حتى الدرجة الثانية وفي ضوء ما تقضي به لوائح شئون الموظفين وخلافاً لما يبدو أن هذا القسم ذو اختصاص وحيد لكنه في نفس الوقت ذو كثافة هائلة تتطلب عمل يومي ومتابعة ميدانية مستمرة وعلاقات قوية للغاية داخل السفارات لما يتطلبه سرعة العمل لسرعة الحصول على التأشيرات من ناحية ومن ناحية أخرى للتعامل مع ما يستجد في هذا المجال من إجراءات لم تكن موجودة من قبل مثل تحديد الموعد بالهاتف قبل التوجه للسفارة حتى لو كانت التأشيرة في مهمة رسمية.

      - مهام الشؤون المالية

    • يتولى هذا القسم الإمساك بالدفاتر والملفات الخاصة بالإدارة لما لها من أهمية بالغة سواء على مستوى العمل الرسمي للأمانة العامة أو على المستوى الخاص لكل موظف وخاصة حركة المزايا التي يحصل عليها وتحركاته وسفرياته وعودته وجوازات سفره وسيارته والحصص الشهرية المقررة .

    • الشؤون المالية متمثلة في إنهاء إجراءات سلفة إدارة المراسم والمبالغ المنصرفة على الاستقبالات والتوديع بمطار القاهرة والتوجه للسفارات للحصول على التأشيرات والانتقال لوزارة الخارجية لإنهاء إجراءات المعاملات والتوجه للفنادق لإتمام عمليات الحجز

    • وحدة الكمبيوتر والتي تتولى عملية طباعة كافة المذكرات الصادرة لوزارة الخارجية ومصلحة وثائق السفر والهجرة والجنسية، وكذا جميع المراسلات الخاصة بالحصول على التأشيرات وإعداد جميع التهاني الخاصة بمعالي الأمين العام والرد عليها.

       - قسم المزايا والحصانات

                ويقوم هذا القسم بتنفيذ بنود الاتفاقية الخاصة بالمزايا والحصانات الموقعة مع الجهات المختصة بجمهورية مصر العربية (دولة المقر) وأي اتفاقيات أخرى خاصة بالمكاتب التابعة للأمانة العامة بالخارج، ويسري هذا على الأمانة العامة واستعمالها الرسمي وكذلك على الحقوق المكتسبة للعاملين بها وفق هذه الاتفاقيات على السواء.

الأنشطة والأخبار
مواقع ذات صله

هيئات أخري

البرلمان العربى

المحكمة الادارية لجامعة الدول العربية

محكمة الاستثمار

الآليات العربية المعنية بحقوق الانسان

اللجنة العربية الدائمة لحقوق الانسان

لجنة حقوق الانسان العربية -للميثاق

لجنة البرلمان العربي المختصة بالشؤون التشريعية و القانونية وحقوق الانسان

جميع الحقوق محفوظة -جامعة الدول العربية-إدارة الحاسب الآلي الرجوع إلي أول الصفحة